HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ MẪU CON DẤU CÔNG ĐOÀN

Ngày 30 tháng 7 năm 2025, Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Công văn số: 3253/LĐLĐ về việc hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu công đoàn đối với Công đoàn phường, xã, đặc khu; Công đoàn cơ sở trực thuộc.Theo đó, các cơ quan, tổ chức công đoàn chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền và phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới (áp dụng cho Công đoàn phường, xã, đặc khu và Công đoàn cơ sở, công đoàn cơ sở thành viên, nghiệp đoàn cơ sở được thành lập hoặc được công nhận) gồm : (1) Giấy giới thiệu của Công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý. (2) Quyết định thành lập hoặc công nhận Công đoàn cơ sở, công đoàn cơ sở thành viên, nghiệp đoàn cơ sở. (3) Quyết định công nhận Ban Chấp hành Công đoàn nhiệm kỳ đương nhiệm.
Lưu ý: Trường hợp Công đoàn đơn vị từ khi được thành lập hoặc công nhận chưa thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu và chưa được cấp dấu công đoàn, trong quá trình hoạt động nếu có sự thay đổi về công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý, hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới phải có Giấy xác nhận về việc công đoàn cơ sở chưa được cấp dấu công đoàn do công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nơi ra quyết định thành lập hoặc công nhận công đoàn cơ sở xác nhận.
Hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu.
(1) Đối với con dấu đang sử dụng bị mòn, biến dạng, hỏng hoặc thay đổi chất liệu gồm (i) Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của đơn vị gửi Phòng PC06 (Trong văn bản có nêu rõ lý do đăng ký lại mẫu con dấu và thông tin của người đến liên hệ nộp hồ sơ gồm: họ tên; năm sinh; chức vụ, đơn vị công tác; số căn cước, ngày cấp; số điện thoại). (ii) Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
(2) Đối với các công đoàn có thay đổi về tổ chức, đổi tên gồm (i) Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của đơn vị gửi Phòng PC06 (Trong văn bản có nêu rõ lý do đăng ký lại mẫu con dấu và thông tin của người đến liên hệ nộp hồ sơ gồm: họ tên; năm sinh; chức vụ,đơn vị công tác; số căn cước, ngày cấp; số điện thoại). (ii) Quyết định thay đổi về tổ chức, thay đổi tên công đoàn do công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý cấp. Trường hợp đăng ký lại mẫu con dấu do thay đổi công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý thì phải có quyết định tiếp nhận của công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý nơi chuyển đến cấp. (iii) Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cũ.
(3) Đối với trường hợp bị mất con dấu gồm (i) Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của đơn vị gửi Phòng PC06 (Trong văn bản có nêu rõ lý do đăng ký lại mẫu con dấu và phải có xác nhận của Công an địa phương). (ii) Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. (iii) Quyết định công nhận Ban Chấp hành Công đoàn nhiệm kỳ đương nhiệm, đồng thời Chủ tịch Công đoàn phải trực tiếp đi làm lại con dấu.
(4) Đối với trường hợp bị mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu gồm (i) Văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu của đơn vị gửi Phòng PC06, nêu rõ lý do đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. (ii) Quyết định công nhận Ban Chấp hành Công đoàn nhiệm kỳ đương nhiệm, đồng thời Chủ tịch Công đoàn phải trực tiếp đi làm lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Lưu ý: Khi phát hiện bị mất con dấu hoặc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, Ban Chấp hành Công đoàn có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (Phòng PC06) và Công an địa phương nơi xảy ra mất con dấu trong thời gian 02 ngày kể từ ngày phát hiện mất con dấu hoặc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Hình thức nộp hồ sơ: Các đơn vị thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu và giao nộp con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu về Phòng PC06 - Công an Thành phố Hồ Chí Minh (Số 114 Phạm Văn Chí, phường Bình Tiên, Thành phố Hồ Chí Minh). Đối với các đơn vị trên địa bàn: tỉnh Bình Dương cũ thực hiện thủ tục tại Phòng PC06 - Khu vực 1 (Số 99, đường Lê Hồng Phong nối dài, khu 1, phường Chánh Hiệp, Thành phố Hồ Chí Minh); tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cũ thực hiện thủ tục tại Phòng PC06 - Khu vực 2 (Trung tâm hành chính công - Số 4 Nguyễn Tất Thành, phường Bà Rịa, Thành phố Hồ Chí Minh). Hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an (thực hiện bằng tài khoản Định danh điện tử của đơn vị mình để thực hiện dịch vụ công đăng ký mẫu con dấu kể từ ngày 01/7/2025). Đối với các đơn vị đã có tài khoản định danh điện tử: Đơn vị thực hiện cập nhật thông tin người đứng đầu, người đại diện theo pháp luật và các thông tin khác của cơ quan, tổ chức (nếu có thay đổi) qua ứng dụng VneID hoặc tại Công an các đơn vị, địa phương (Phòng PC06 hoặc Công an cấp xã).
Các đơn vị sử dụng con dấu có trách nhiệm giao nộp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trong các trường hợp sau: (1) Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc cơ quan, tổ chức có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên. (2) Có quyết định chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
Hồ sơ đề nghị thu hồi con dấu gồm : (1) Văn bản của đơn vị về việc nộp lại con dấu, nêu rõ lý do và người được cử liên hệ để thực hiện. (2) Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu (Trường hợp mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, trong vòng 02 ngày làm việc phải có Thông báo việc mất Giấy chứng nhận mẫu con dấu, trong đó nêu rõ lý do mất). (3) Con dấu.
Địa điểm nộp hồ sơ: Phòng PC06 - Công an Thành phố Hồ Chí Minh, Phòng PC06 - Khu vực 1 và Phòng PC06 - Khu vực 2.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của các cấp công đoàn trực thuộc Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh phải thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP và Nghị định 56/2023/NĐ-CP của Chính phủ. Đồng thời các cấp công đoàn có sử dụng con dấu phải ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu, thông báo mẫu con dấu của đơn vị mình.
Tuy nhiên, đối với các đơn vị có sử dụng con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc nâng cấp, hạ cấp, … nếu không có sự thay đổi liên quan đến mẫu con dấu đang sử dụng thì không phải thực hiện đăng ký lại mẫu con dấu. Các trường hợp đăng ký lại mẫu con dấu, trước khi nhận mẫu con dấu mới phải nộp lại con dấu cũ để Phòng PC06 hủy mẫu con dấu theo quy định.
Trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc cơ quan, tổ chức có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên nếu phát hiện mất bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thì trong vòng 02 ngày làm việc đơn vị phải có Tờ trình về việc mất Giấy chứng nhận mẫu con dấu (nêu rõ lý do mất) đính kèm hồ sơ gửi về Phòng PC06.
Việc hướng dẫn thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu và cấp Giấy giới thiệu do các Tổ công tác quản lý địa bàn của Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện. Cụ thể :
- Tổ Công tác quản lý địa bàn số 1 (Trụ sở : Nhà Văn hóa Lao động quận Tân Bình, số 2F Nguyễn Hiến Lê, phường Tân Bình) : Công đoàn cơ sở trên địa bàn các phường: Xuân Hòa, Nhiêu Lộc, Bàn Cờ, Chợ Lớn, Chợ Quán, An Đông, Vườn Lài, Diên Hồng, Hòa Hưng, Minh Phụng, Bình Thới, Hòa Bình, Phú Thọ, Tân Sơn Hòa, Tân Sơn Nhất, Tân Hòa, Bảy Hiền, Tân Bình, Tân Sơn, Tây Thạnh, Tân Sơn Nhì, Phú Thọ Hòa, Phú Thạnh, Tân Phú, Cầu Kiệu, Đức Nhuận, Phú Nhuận. Công đoàn cơ sở các trường cao đẳng, đại học, bệnh viện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
- Tổ Công tác quản lý địa bàn số 2 (Trụ sở : Liên đoàn Lao động quận 7, số 314 Huỳnh Tấn Phát, phường Tân Thuận) : Công đoàn cơ sở trên địa bàn các phường, xã: Tân Mỹ, Phú Thuận, Tân Hưng, Tân Thuận,Vĩnh Hội, Khánh Hội, Xóm Chiếu, Bình Phú, Bình Tiên, Bình Tây, Phú Lâm, Bình Đông, Chánh Hưng, Phú Định, Vĩnh Lộc, Tân Vĩnh Lộc, Bình Lợi, Tân Nhựt, Bình Chánh, Hưng Long, Bình Hưng, Bình Tân, Bình Hưng Hòa, Bình Trị Đông, An Lạc, Tân Tạo, Nhà Bè, Hiệp Phước, Bình Khánh, An Thới Đông, Cần Giờ, Thạnh An. Công đoàn cơ sở các tổng công ty và các công đoàn cơ sở thuộc khối Ủy ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.
- Tổ Công tác quản lý địa bàn số 3 (Trụ sở : Nhà Văn hóa Lao động Thành phố Thủ Đức, số 17 Lê Quý Đôn, phường Thủ Đức) : Công đoàn cơ sở trên địa bàn các phường: Sài Gòn, Tân Định, Bến Thành, Cầu Ông Lãnh, Gia Định, Bình Thạnh, Bình Lợi Trung, Thạnh Mỹ Tây, Bình Quới, Hiệp Bình, Tam Bình, Thủ Đức, Linh Xuân, Long Bình, Tăng Nhơn Phú, Phước Long, Long Phước, Long Trường, An Khánh, Bình Trưng, Cát Lái.
- Tổ Công tác quản lý địa bàn số 4 (Trụ sở : Văn phòng Công đoàn Khu Công nghiệp VSIP 1, phường Thuận An) : Công đoàn cơ sở trên địa bàn các phường, xã: Đông Hòa, Dĩ An, Tân Đông Hiệp, An Phú, Bình Hòa, Lái Thiêu, Thuận Giao, Thuận An.
- Tổ Công tác quản lý địa bàn số 5 (Trụ sở : Liên đoàn Lao động tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Khu A2, Cổng số 2, Nguyễn Tất Thành, phường Bà Rịa) : Công đoàn cơ sở trên địa bàn các phường, xã: Vũng Tàu, Tam Thắng, Rạch Dừa, Phước Thắng, Long Sơn, Bà Rịa, Long Hương, Tam Long, Phước Hải, Long Hải, Đất Đỏ, Long Điền, Hồ Tràm, Xuyên Mộc, Bình Châu, Hòa Hiệp, Hòa Hội, Bàu Lâm, Đặc khu Côn Đảo.
- Tổ Công tác quản lý địa bàn số 6 (Trụ sở : Liên đoàn Lao động Thành phố Phú Mỹ, phường Phú Mỹ) : Công đoàn cơ sở trên địa bàn các phường, xã: Phú Mỹ, Tân Thành, Tân Phước, Tân Hải, Châu Pha, Ngãi Giao, Bình Giã, Kim Long, Châu Đức, Xuân Sơn, Nghĩa Thành.
- Tổ Công tác quản lý địa bàn số 7 (Trụ sở : Liên đoàn Lao động Quận 12, số 17 Nguyễn Ảnh Thủ, phường Tân Thới Hiệp) : Công đoàn cơ sở trên địa bàn các phường, xã: Đông Hưng Thuận, Trung Mỹ Tây, Tân Thới Hiệp, Thới An, An Phú Đông, Hạnh Thông, An Nhơn, Gò Vấp, Thông Tây Hội, An Hội Đông, An Hội Tây, Đông Thạnh, Hóc Môn, Xuân Thới Sơn, Bà Điểm, An Nhơn Tây, Thái Mỹ, Nhuận Đức, Tân An Hội, Củ Chi, Phú Hòa Đông, Bình Mỹ
- Tổ Công tác quản lý địa bàn số 8 (Trụ sở : Trung tâm Hành chính tỉnh Bình Dương, phường Thủ Dầu Một) : Công đoàn cơ sở trên địa bàn các phường, xã: Thủ Dầu Một, Phú Lợi, Chánh Hiệp, Bình Dương, Hòa Lợi, Phú An, Bình Cơ, Tân Uyên, Tân Hiệp, Tân Khánh, Vĩnh Tân, Bắc Tân Uyên, Thường Tân
- Tổ Công tác quản lý địa bàn số 9, Công đoàn cơ sở trên địa bàn các phường, xã: Bến Cát, Chánh Phú Hòa, Thới Hòa, Tây Nam, Long Nguyên, Bàu Bàng, Trừ Văn Thố, Phú Giáo, Phước Hòa, Phước Thành, An Long, Long Hòa, Thanh An, Dầu Tiếng, Minh Thạnh Công đoàn Khu Công nghiệp Bến Cát (KCN Mỹ Phước 2, phường Bến Cát, Thành phố Hồ Chí Minh)
Công văn này thay thế Công văn số 102/LĐLĐ, ngày 23/4/2018 của Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh về việc hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu Công đoàn.
Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị các cấp công đoàn trực thuộc thống nhất triển khai thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu đúng theo văn bản hướng dẫn này kể từ ngày 01/8/2025./.
Nguồn: Anh Khoa - Bộ phận Tổ chức - Kiểm tra; Tuyết Loan - Bộ phận Tuyên giáo - Nữ công
Theo Trang thông tin điện tử CÔNG ĐOÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.
https://www.congdoantphochiminh.org.vn/#/portal/post-detail?title=Huong-dan-thu-tuc-dang-ky-mau-con-dau-cong-doan